Iuscase – aktualizacja modułu Praca i Analityka

Poniżej opis najważniejszych zmian, które dostępne są w modułach: Praca, Ustawienia i Analityka.

Moduł Praca – rozliczanie czasu pracy i stawek

1. Oddzielny czas/kwota przepracowana i fakturowa

W module Praca wprowadzone zostało rozróżnienie pomiędzy:

• czasem/kwotą przepracowaną – faktyczny nakład pracy,

• czasem/kwotą fakturową – wartość przyjmowana do rozliczenia z klientem.

Zmiana ta pozwala na:

• prowadzenie osobnego rozliczenia pracownika (np. ocena efektywności, rozliczenia wewnętrzne) oraz rozliczenie klienta,

• do rozliczeń z klientem system zawsze pobiera wartość z pola czas/kwota fakturowa,

• zmian w polu czasu i kwoty fakturowej może dokonywać wyłącznie użytkownik z odpowiednim uprawnieniem, co zwiększa bezpieczeństwo procesu rozliczeń.

Uprawnienia użytkowników:

• dostęp do wprowadzania różnych czasów/kwot mają tylko użytkownicy z włączoną opcją „Edycja” w matrycy uprawnień „Stanowiska i dostępy”,

• użytkownicy, którzy mają ustawiony „Odczyt” na module „Praca”, mogą wprowadzać czas/kwotę jedynie w sekcji „Przepracowane” – ten czas jest automatycznie zapisywany jako fakturowy (użytkownik z uprawnieniem edycji może go później zmienić na ekranie Praca).

2. Różne stawki wewnętrzne i zewnętrzne

Domyślne stawki kancelarii oraz konfiguracja systemów rozliczeń zostały rozbudowane tak, aby można było zdefiniować:

• stawkę wewnętrzną – np. do rozliczeń wewnętrznych,

• stawkę zewnętrzną (fakturową) – stosowaną w rozliczeniach z klientem,

dla tego samego stanowiska (np. partner, prawnik, asystent ).

Do rozliczenia klienta system zawsze pobiera stawkę zewnętrzną (fakturową), co zapewnia spójność i eliminuje ryzyko pomyłek przy fakturowaniu.

3. Rozdzielenie ról: Rejestrujący i Wykonawca

W module Praca dodane zostały dwa odrębne pola:

• Rejestrujący – osoba, która faktycznie wprowadza pracę do Iuscase (np. asystent, sekretariat),

• Wykonawca – osoba, do której praca zostanie przypisana w rozliczeniu (np. prawnik prowadzący sprawę).

Aby nowe kolumny pojawiły się na liście prac należy zaznaczyć je przy użyciu ikony "Wybierz kolumny" .

Rozróżnienie ról Rejestrujący i Wprowadzający:

• ułatwia wprowadzanie pracy przez osoby wspierające zespół,

• zapewnia poprawną ewidencję pracy i łatwe przypisanie jej do właściwych wykonawców,

• pozwala dokładniej analizować obciążenie poszczególnych prawników.

Nazwisko widoczne w kolumnie „Rejestrujący” uzupełniane jest przez system automatycznie i jest swego rodzaju logiem systemowym (nie można zmienić rejestrującego), natomiast „Wykonawca” to pole uaktywniające się na życzenie rejestrującego i pozwala na wybór nazwiska innego użytkownika Iuscase. Do rozliczenia przenoszone jest nazwisko i stawka „Wykonawcy”.

Działanie funkcji "Zlecający" opisane zostało w osobnym artykule >>> Bazy wiedzy Iusacase.

4. Słownik opisów pracy: automatyzacja i szybkie uzupełnianie

Pole „Opis pracy” zostało rozbudowane o słownik najczęściej używanych opisów. Dotychczasowy sposób uzupełniania opisu pracy pozostaje niezmieniony, natomiast słownik daje możliwość:

• zdefiniowania i zapisania najczęściej powtarzających się opisów,

• szybkiego wyboru odpowiedniego opisu podczas zapisywania pracy, bez każdorazowego przepisywania treści.

Wykorzystanie tego słownika pozwoli na:

• szybsze wprowadzanie pracy,

• mniej literówek i błędów,

• większa spójność opisów w całej kancelarii, co ułatwia późniejszą analizę danych i raportowanie.

Zarządzanie słownikiem dostępne jest z poziomu Administratora w module Ustawienia /Słowniki / Opis pracy.

Moduł Analityka – lepszy dostęp do danych i raportów

1. Nowy Raport prac – pełne zestawienie danych do XLS

Moduł Analityka został uzupełniony o funkcję Raport prac, która:

• generuje raport w formacie XLS,

• pobiera kluczowe dane, m.in.: klient, sprawa, czynność, praca, czas, kwota, faktura, rozliczenia,

• agreguje informacje w przejrzystą tabelę, gotową do dalszej obróbki, filtrowania i analizy w Excelu.

Jak wygenerować raport:

1. Wchodzimy do modułu Analityka,

2. Wskazujemy zakres dat,

3. Klikamy przycisk „Stwórz” – system przygotowuje paczkę danych w tle,

4. Po zakończeniu generowania użytkownik otrzymuje powiadomienie, że raport jest gotowy do pobrania.

2. Dostęp do danych poprzez OData

Udostępniamy możliwość dostępu do danych Iuscase poprzez standardowy protokół OData.

OData (Open Data Protocol) umożliwia:

• połączenie Iuscase z zewnętrznymi narzędziami analitycznymi (np. Power BI, Excel, inne systemy BI),

• tworzenie własnych raportów i dashboardów w zewnętrznych aplikacjach,

• wykorzystanie bezpiecznego i standardowego sposobu pobierania danych do analiz.