Kolejna, duża aktualizacja systemu Iuscase wprowadza dwie nowe funkcjonalności – samodzielny moduł „Zadania” oraz odświeżony dashboard czyli ekran główny. Poniższy wpis skupi się na omówieniu pierwszej z nowości.
Podstawowym założeniem modułu „Zadania” jest rozwinięcie istniejącej dotychczas funkcjonalności zadań, dostępnych do tej pory wyłącznie z poziomu modułu „Czynności”. W odpowiedzi na potrzeby sygnalizowane przez użytkowników postanowiono wyodrębnić zadania jako osobny moduł. Wiąże się z tym szereg istotnych zmian, które znaczenie ułatwiają zarządzanie pracą zespołu:
-
Zadanie jako samodzielny obiekt w Iuscase z dedykowaną listą
Do tej pory zadanie pozostawało nierozerwalnie związane z czynnością. W praktyce oznaczało to, że zadania można było przypisywać wyłącznie do zdefiniowanych uprzednio czynności. Wraz z aktualizacją, zadania zyskują nowy status w systemie Iuscase – można je od teraz przypisywać do wszystkich głównych obiektów czyli do: klientów, spraw, czynności, a nawet poszczególnych dokumentów. Umożliwia to precyzyjne delegowanie pracy i monitorowanie jej postępów.
Podobnie jak do tej pory, zadania dziedziczą uprawnienia obiektów, do których je przypisano. Tzn. jeśli przypiszemy zadania do ukrytej sprawy to zobaczą je wyłącznie osoby z dostępem do tejże sprawy.
W bocznym menu pojawił się nowy kafelek kierujący do globalnej listy zadań. Z jej poziomu można przejrzeć wszystkie zadania zarejestrowane w Iuscase. Podobnie jak pozostałe listy, tak samo ta jest wyposażona w:
- zestaw filtrów z możliwością zapisania własnych widoków;
- opcję szybkiego wyszukiwania zintegrowaną z nagłówkami kolumn;
- narzędzie do eksportu, w tym do formatu .xls;
- selektor widocznych kolumn;
- pamięć ustawionych szerokości kolumn;
- przełącznik monitoringu listy („gwiazdka”).
Dodatkowo, na globalnej liście zadań (i listach kontekstowych, dostępnych z poziomu klienta, sprawy, czynności i dokumentu) pojawiła się nowa funkcja:
Stwórz zestaw
Po wybraniu kilku zadań można stworzyć z nich zestaw do wykorzystania w przyszłości. To prosty sposób na przyspieszenie delegowania pracy oraz doskonała metoda na utrzymanie wewnętrznych standardów kancelarii. Zestawem mogą być np. zadania określające kolejne kroki do wykonania w ramach on-boardingu nowego klienta, weryfikacji stanu prawnego nieruchomości czy wszelkiego rodzaju check-listy związane z szeroko pojętym compliance. Raz zdefiniowany zestaw można szybko dodać na liście kontekstowej klikając:
Dodaj zestaw zadań
Spowoduje to dodanie zapisanych uprzednio zadań w odpowiedniej kolejności, z gotowymi nazwami, opisami i szacowanym nakładem pracy. Wystarczy przypisać je do odpowiednich osób i określić terminy wykonania.
-
Karta zadania i ułatwienia w rejestrowaniu pracy
Rozbudowana została również sama karta zadania. Przede wszystkim jest ona od teraz dostępna na osobnej podstronie co umożliwia wymianę linków między zainteresowanymi użytkownikami. Wzbogaciliśmy również katalog metadanych, którymi można opisać zadania:
- nazwa;
- rozszerzony opis;
- interaktywny moduł komentarzy;
- szacowany nakład pracy;
- poszerzony zestaw ról: wykonawca, zlecający i obserwator.
Na szerszy komentarz zasługują dwa ostatnie elementy. Szacowany nakład pracy pozwala już na etapie tworzenia zadania zdefiniować ile czasu powinno zająć jego wykonanie. To z jednej strony cenna wskazówka dla młodszych prawników, a z drugiej ułatwienie późniejszego rejestrowania pracy w oparciu o zadanie. Z poziomu karty zadania oraz wszystkich list zadań możliwe jest wywołanie formularza zapisu pracy poprzez kliknięcie ikony zegarka 
.
Formularz będzie wstępnie wypełniony w oparciu o metadane zadania:
- nazwa zadania zostanie podstawiona jako opis pracy;
- miejsce przypisania zadania określi miejsce rejestracji pracy (który klient, która sprawa itd.);
- jeśli uprzednio zdefiniowano nakład pracy to zostanie on podstawiony jako czas pracy.
Z kolei nowy zestaw ról służy czytelnemu określeniu odpowiedzialności oraz przekłada się na zakres statusów zadania możliwych do ustawienia przez konkretnego użytkownika. Ponadto, wpływa na zakres powiadomień generowanych przez Iuscase.
- Wykonawca – osoba przypisana do realizacji zadania, może ustawić statusy właściwe wykonawcy, otrzymuje powiadomienia o zadaniu;
- Zlecający – osoba nadzorująca wykonanie zadania, może ustawić statusy właściwe wykonawcy i zlecającemu, otrzymuje powiadomienia o zadaniu;
- Obserwator – osoba zainteresowana losami zadania, otrzymuje powiadomienia o zadaniu.
Do każdej z ról można przypisać wiele osób.
-
Modelowanie workflow zespołu – statusy, priorytety i deadline’y
Każdy zespół prawny czy też kancelaria posiada własny tok pracy. Są to czasem mniej, a czasem bardziej sformalizowane ścieżki delegacji i akceptacji zadań. Podobnie systematyka priorytetyzacji zadań bywa specyficzna dla danej organizacji. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom wprowadziliśmy w Iuscase możliwość konfiguracji dostępnych statusów i priorytetów. Może tego dokonać użytkownik ze statusem administratora lub ADO w ustawieniach systemu.
W przypadku statusów pozwala to opisać nimi całą ścieżkę delegacji, obróbki i akceptacji zadań. Co więcej, system umożliwia przypisanie poszczególnych statusów do danej roli w zadaniu – innymi statusami będzie dysponował wykonawca, a innymi zlecający. Takie rozróżnienie służy większemu uporządkowaniu współpracy w obrębie zespołu. Ponadto, możliwe jest definiowanie kolorów, którymi kodowane będą poszczególne statusy, aby łatwiej określić z poziomu listy stan wykonania danego zadania. Podobnej konfiguracji podlegają również priorytety zadań – możliwe jest stworzenie listy kolejnych priorytetów dokładnie opisujących wagę poszczególnych prac.
Oprócz statusów i priorytetów zadania opisywane są poprzez deadline czyli termin ich wykonania. W duchu filozofii Iuscase pozostawiamy użytkownikom wybór czy dane zadanie posiada termin końcowy. Jeśli tak, to można go wskazać na konkretny dzień i godzinę lub poprzestać na wskazaniu dnia (wówczas termin upłynie z wybiciem północy). Skuteczne śledzenie terminowości wykonania zadań wspiera ich prezentacja na listach:
- [
]– symbol nieskończoności oznacza zadania bez określonego terminu końcowego; - [ ] – brak specjalnej ikony to zadanie w terminie;
- [
] – szara klepsydra ostrzega przed bliskim terminem zadania (domyślnie ikona pojawia się na 24h przed deadline ale można zmienić tę wartość w ustawieniach konfiguracyjnych kancelarii); - [
] – przekreślona, czerwona klepsydra to sygnał, że termin na wykonanie zadania został przekroczony.