Iuscase to nowoczesny system do organizacji pracy zespołu prawnego – brzmi świetnie, lecz co to oznacza w praktyce, na czym polega nowoczesność i czy może być on wykorzystany w każdym zespole prawnym?
Projektując Iuscase zdecydowaliśmy się na stworzenie programu, który nie zrobi „rewolucji” w codziennej pracy Prawnika. System zaprojektowany został w taki sposób, aby jego działanie było intuicyjne dla użytkownika i na tyle elastyczne dla organizacji, która zdecyduje się z niego korzystać, żeby zmiany w zakresie szeroko rozumianego work flow były minimalne.
Architektura informacji zapisywanych w Iuscase przedstawia się następująco:
- Klient – jest to oś, wokół której zapisywane są informacje. Pod pojęciem Klient rozumiemy Firmę, Instytucję lub Osobę fizyczną, która obsługiwana jest przez Kancelarię. Klient posiada System rozliczeń, Uprawnienia, oraz szereg innych oznaczeń, które można uruchomić, aby jakość przechowywanej informacji była jak najlepsza. Większość danych możliwych do zapisania w karcie Klienta jest opcjonalna.
- Sprawa – to katalog informacji, który można utworzyć w ramach Klienta. Sprawa cechuje się własnym Systemem rozliczeń (niezależnym od Klienta), osobnymi Uprawnieniami, posiada zestaw pól opisujących postępowanie sądowe. Większość danych możliwych do zapisania w Sprawie jest opcjonalna.
- Czynność – może być przypisana do Sprawy lub do Klienta. Posiada sekcję Uprawnień, które umożliwiają na sterowanie widocznością w ramach struktury Iuscase. Czynność można delegować na innego usera, kopiować, przypinać do Kalendarza. Dzięki Czynności informacje zapisywane w Iuscase można skatalogować i rozliczyć w precyzyjny sposób.
- Zadania – można zlecać je do Czynności. Zadania dają możliwość zlecania pracy, wspierają pracę zespołową, umożliwiają kopiowanie standardowych kroków postępowania, można je zabilować jednym kliknięciem.
System Iuscase daje również możliwość rejestracji Dokumentów (zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej). Każdy Dokument posiada swoją metrykę, może być opisany przy pomocy pola słownikowego, tagów, sygnatur i wolnego tekstu. Dokument może być wersjonowany, posiada swoją sekcję Uprawnień. Iuscase posiada również możliwość pełnotekstowego przeszukiwania dokumentów.
Korespondencja – zarówno wychodząca jak i przychodząca może być zarejestrowana w Iuscase. Każde pismo może zostać zeskanowane i ulokowane w odpowiednim miejscu powyższej architektury. Element korespondencji może zostać przypisany bezpośrednio do Klienta, do jego Sprawy lub Czynności. Jednostkę Korespondencji można w łatwy sposób zapisać jako Wydatek (koszt) obsługi i refakturować w ramach rozliczenia Klienta.
Wydatki jako informacja o poniesionych kosztach obsługi również znajduje swoje miejsce w Iuscase. Podobnie jak inne elementy, Wydatek może zostać przypisany bezpośrednio do Klienta, Sprawy lub Czynności. Do Wydatku można podłączyć skan dokumentu (np. paragonu, faktury), a Iuscase zaproponuje dołączenie tych plików do rozliczenia i faktury Klienta.
Praca – jest to nowatorskie rozwiązanie, dzięki któremu Iuscase umożliwia rejestrowanie czasu i kwot bezpośrednio do elementu, którego dotyczy. Pracę można zarejestrować bezpośrednio do Klienta, do Sprawy, do Czynności. Pracę można stworzyć na podstawie Zadania, wpisu z Kalendarza. Jednostka Pracy występuje w Iuscase jako pozycja rozliczeniowa – każdy użytkownik, rejestrując swoją Pracę, tworzy rozliczenie dla Klienta. Rozliczenie to należy zatwierdzić (posiadając odpowiedni poziom uprawnień), aby można było na jego podstawie wystawić fakturę.
Mając na uwadze powyższy zakres funkcji oraz ich definicje, łatwo zauważyć, iż możliwe jest wykorzystanie Iuscase na wiele różnych sposobów. System sprawdzi się jako narzędzie, które pozwoli na bardzo dokładną rejestrację poszczególnych kroków pracy na rzecz Klienta, jak i umożliwi intuicyjne katalogowanie informacji.
Każda z funkcjonalności Iuscase stworzona została jako opcjonalna, oznacza to, że np. obecność w systemie Zadań i Czynności w żaden sposób nie obliguje użytkownika do ich używania w codziennej pracy.