Wraz z upływem czasu kancelaria gromadzi w systemie Iuscase coraz więcej informacji. Przestrzeń dyskowa nie jest limitowana, więc objętość danych może być mierzona nawet w gigabajtach. Im danych jest więcej, a historia pracy z programem dłuższa, tym trudniejszym wyzwaniem staje się dotarcie do poszukiwanych treści. W tym artykule dowiesz się, jak sprawnie odnaleźć poszukiwany dokument.
Iuscase oferuje dwa sposoby na odnalezienie danych. Pierwszym z nich jest przeglądanie skatalogowanych materiałów. Znając rodzaj obiektu, którego szukamy (praca, klient, sprawa, czynność, dokument itd.) możemy skorzystać z jednej z globalnych list dostępnych w systemie.
Każda tego typu lista posiada wiele kolumn zaopatrzonych w interaktywne nagłówki. Przykładowo, poszukując dokumentu jesteśmy w stanie zawęzić listę:
- określając czy poszukiwany dokument był oznaczony gwiazdką;
- wpisując fragment nazwy dokumentu (jeśli ją pamiętamy);
- wskazując klienta, sprawę bądź czynność do której dokument był przypisany;
- definiując przedział czasowy, w którym dokument powstał lub został ostatnio zmodyfikowany (pomocne gdy kojarzymy okres pracy z dokumentem);
- wybierając autora dokumentu (wiemy kto go dodał do Iuscase);
- ustawiając rodzaj dokumentu.
Użycie jednego z tych kryteriów znacznie ograniczy pole poszukiwań, dodanie kolejnych zawęzi listę wyników jeszcze bardziej. Warto pamiętać, że po ustawieniu któregokolwiek z filtrów możliwe staje się zapisanie widoku listy (kliknij, by dowiedzieć się więcej >>).
Alternatywą do przeglądania skatalogowanych materiałów jest użycie wyszukiwarki wbudowanej w system Iuscase. W trybie prostym dynamicznie podpowiada ona wyniki wyszukiwania podczas wpisywania zapytania. Na tym etapie wyszukiwarka oznacza wyniki ikonami, które wskazują na rodzaj znalezionego obiektu – da się dzięki temu rozróżnić np. dokument od korespondencji.
Jeśli proste wyszukiwanie okaże się niewystarczające, można skorzystać z wyszukiwania zaawansowanego. Uruchamia się ono po kliknięciu ikony lupki lub zatwierdzeniu wpisanej frazy klawiszem enter.
Domyślny tryb wyszukiwania zaawansowanego polega na poszukiwaniu w systemie obiektów pasujących do zapytania, takich jak dokumenty czy sprawy. Brane są wówczas pod uwagę metadane obiektów czyli ich nazwy, opisy itp. Każdy ze zwróconych wyników zawiera dodatkowe informacje o jego typie, liczbie wystąpień szukanej frazy w obrębie obiektu, a także o umiejscowieniu danego obiektu w architekturze informacji Iuscase. Listę wyników można dodatkowo zawężać poprzez:
- wybór zakresu dat utworzenia lub modyfikacji obiektu;
- określenie typu obiektu;
- zmianę sposobu sortowania – trafność, daty oraz układ alfabetyczny.
Wyszukiwanie zaawansowane można również wykonać po treści plików wgranych do Iuscase. System indeksuje treść plików dodawanych do Iuscase pod warunkiem, że zapisano je w edytowalnych formatach. Ta metoda wyszukiwania sprawdzi się szczególnie w sytuacji, gdy kojarzymy treść poszukiwanego dokumentu ale nie znamy obszaru, w którym go skatalogowano.
Oprócz wskazania pasujących plików, wyszukiwarka wygeneruje również fragmenty ich treści, które dopasowała do wpisanego zapytania. Podobnie jak w przypadku wyszukiwania po obiektach, możliwe jest zawężenie listy wyników. Dodatkowo, bezpośrednio z poziomu listy wyników można podejrzeć pełną treść znalezionych dokumentów, przejść do listy ich wersji oraz pobrać je na dysk.