Dostęp do danych – Przeglądanie i wyszukiwanie

Wraz z upływem czasu kancelaria gromadzi w systemie Iuscase coraz więcej informacji. Przestrzeń dyskowa nie jest limitowana, więc objętość danych może być mierzona nawet w gigabajtach. Im danych jest więcej, a historia pracy z programem dłuższa, tym trudniejszym wyzwaniem staje się dotarcie do poszukiwanych treści. W tym artykule dowiesz się, jak sprawnie odnaleźć poszukiwany dokument.

Iuscase oferuje dwa sposoby na odnalezienie danych. Pierwszym z nich jest przeglądanie skatalogowanych materiałów. Znając rodzaj obiektu, którego szukamy (praca, klient, sprawa, czynność, dokument itd.) możemy skorzystać z jednej z globalnych list dostępnych w systemie.

 

 

Każda tego typu lista posiada wiele kolumn zaopatrzonych w interaktywne nagłówki. Przykładowo, poszukując dokumentu jesteśmy w stanie zawęzić listę:

  • określając czy poszukiwany dokument był oznaczony gwiazdką;
  • wpisując fragment nazwy dokumentu (jeśli ją pamiętamy);
  • wskazując klienta, sprawę bądź czynność do której dokument był przypisany;
  • definiując przedział czasowy, w którym dokument powstał lub został ostatnio zmodyfikowany (pomocne gdy kojarzymy okres pracy z dokumentem);
  • wybierając autora dokumentu (wiemy kto go dodał do Iuscase);
  • ustawiając rodzaj dokumentu.

Użycie jednego z tych kryteriów znacznie ograniczy pole poszukiwań, dodanie kolejnych zawęzi listę wyników jeszcze bardziej. Warto pamiętać, że po ustawieniu któregokolwiek z filtrów możliwe staje się zapisanie widoku listy (kliknij, by dowiedzieć się więcej >>).

Alternatywą do przeglądania skatalogowanych materiałów jest użycie wyszukiwarki wbudowanej w system Iuscase. W trybie prostym dynamicznie podpowiada ona wyniki wyszukiwania podczas wpisywania zapytania. Na tym etapie wyszukiwarka oznacza wyniki ikonami, które wskazują na rodzaj znalezionego obiektu – da się dzięki temu rozróżnić np. dokument od korespondencji.

 

 

Jeśli proste wyszukiwanie okaże się niewystarczające, można skorzystać z wyszukiwania zaawansowanego. Uruchamia się ono po kliknięciu ikony lupki lub zatwierdzeniu wpisanej frazy klawiszem enter.

 

 

Domyślny tryb wyszukiwania zaawansowanego polega na poszukiwaniu w systemie obiektów pasujących do zapytania, takich jak dokumenty czy sprawy. Brane są wówczas pod uwagę metadane obiektów czyli ich nazwy, opisy itp. Każdy ze zwróconych wyników zawiera dodatkowe informacje o jego typie, liczbie wystąpień szukanej frazy w obrębie obiektu, a także o umiejscowieniu danego obiektu w architekturze informacji Iuscase. Listę wyników można dodatkowo zawężać poprzez:

  • wybór zakresu dat utworzenia lub modyfikacji obiektu;
  • określenie typu obiektu;
  • zmianę sposobu sortowania – trafność, daty oraz układ alfabetyczny.

Wyszukiwanie zaawansowane można również wykonać po treści plików wgranych do Iuscase. System indeksuje treść plików dodawanych do Iuscase pod warunkiem, że zapisano je w edytowalnych formatach. Ta metoda wyszukiwania sprawdzi się szczególnie w sytuacji, gdy kojarzymy treść poszukiwanego dokumentu ale nie znamy obszaru, w którym go skatalogowano.

 

 

Oprócz wskazania pasujących plików, wyszukiwarka wygeneruje również fragmenty ich treści, które dopasowała do wpisanego zapytania. Podobnie jak w przypadku wyszukiwania po obiektach, możliwe jest zawężenie listy wyników. Dodatkowo, bezpośrednio z poziomu listy wyników można podejrzeć pełną treść znalezionych dokumentów, przejść do listy ich wersji oraz pobrać je na dysk.

 

Długość okresu testowego dostosowana do Twoich potrzeb

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).

Wyślij
Okres testowy jest bezpłatny. Oferta kierowana jest do kancelarii prawnych, firm, instytucji i nie jest dostępna dla klientów indywidualnych.

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.